Z czasem każda prawidłowo rozwijająca się firma musi przenieść swoją działalność do większego budynku. Przeprowadzka jest bardziej stresująca niż w przypadku zmiany lokalizacji prywatnego mieszkania. Przedsiębiorstwo musi uważać, żeby przy tej okazji nie zagubić ważnej dokumentacji, której brak może w przyszłości skutkować stratami finansowymi.
Jak zaplanować przenosiny całego przedsiębiorstwa do nowych pomieszczeń?
Cały proces powinien zostać podzielony na dwie części. Kluczowa dokumentacja lub komputery zawierające tajne informacje powinny zostać przeniesione do nowej lokalizacji własnoręcznie przez zaufanych pracowników firmy lub pod ich ścisłym nadzorem. Konkurenci czasami próbują wykorzystać sytuację i podsyłają specjalistów od przeprowadzek, którzy jednocześnie mają zająć się dla nich szpiegostwem gospodarczym. Trzeba skutecznie zapobiegać przenikaniu agentów innych firm do ekipy, która realizuje przenosiny siedziby przedsiębiorstwa. Stąd zadanie to najlepiej przekazać zaufanym pracownikom, który już od dłuższego czasu pracują w firmie. Druga część całego procesu obejmuje transport mniej istotnych elementów inwentarza, np. mebli biurowych, urządzeń elektronicznych nie zapisujących danych lub dekoracji pomieszczeń. Do tych prac możecie zatrudnić dowolne osoby, ponieważ fotele biurowe czy obrazy nie przedstawiają dla konkurentów żadnej wartości informacyjnej. Ostrożność jest wymagana tylko wtedy, kiedy transportowane są dokumenty księgowe, umowy z kontrahentami, poczta firmowa lub opisy procesów technologicznych.
Czy jest sens przenosić całe wyposażenie firmy do nowo otwieranej siedziby?
Nie zawsze ma to sens, ale wszystko zależy od stanu faktycznego przedmiotów. Gdy fotele biurowe są używane już długo i duża ich część stała się niestabilna lub nieestetyczna, lepiej dać je po prostu zutylizować, a do nowej lokalizacji kupić nowe. Podobnie jeśli fotele biurowe są przestarzałe (tak wyglądają teraźniejsze modele – akracing.pl). Oczywiście zasada ta dotyczy większości wyposażenia. Przestarzałe lub wysłużone przedmioty lepiej pożegnać podczas przeprowadzki firmy.
Podstawą udanych przenosin tętniącego życiem przedsiębiorstwa jest doskonale skoordynowany plan. Nie mniej ważna jest jego kompetentna egzekucja oraz nadzór nad wrażliwymi danymi firmy. Małe przedsiębiorstwa często zlecają wykonanie całego procesu firmom zewnętrznym, co nie zawsze jest najfortunniejszą decyzją. Nie można tracić kontroli nad przenosinami do nowej siedziby, gdyż adaptacja w niej będzie w takim przypadku trwała znacznie dłużej.